ANCONA – C’è addirittura un registro contabile datato 1866 nell’archivio deposito del Comune di Ancona a Collemarino. Il pesante faldone con documenti di un secolo e mezzo fa è stato trovato in occasione della ricognizione e mappatura dei depositi d’archivio del Comune di Ancona, quello appunto di Collemarino, situato in via Ricci, e i due presenti a Palazzo del Popolo.
L’intervento è stato finanziato e realizzato nel corso del 2022 dal Ministero della Cultura, Direzione generale Archivi, per il tramite della Soprintendenza archivistica e bibliografica delle Marche e in virtù del quale il Comune di Ancona ha indetto un concorso per assumere funzionari archivisti-bibliotecari per pianificare la gestione dell’archivio comunale. Un grande lavoro che il Comune dorico ha avviato in sinergia con la Soprintendenza con l’obiettivo di restituire alla cittadinanza un archivio comunale ordinato e accessibile.
«C’è pregiudizio sul patrimonio archivistico, si pensa che sia una cosa difficile da trattare, qualcosa di polveroso che si trova in cantina e che non serve più. Invece non è così, l’archivio rappresenta la nostra storia- commenta l’assessore alla Cultura, Paolo Marasca-. Con la mappatura e la digitalizzazione possiamo far conoscere il nostro patrimonio archivistico alla cittadinanza. Gli anconetani non immaginano quale tesoro sorprendente si cela negli archivi».
«L’archivio è collegato alla nostra identità culturale e contiene i documenti relativi alla macchina amministrativa- afferma la dott.ssa Rosalba Guerra della Soprintendenza-. I Comuni sono tenuti ad obblighi conservativi, ma quando, con il passare degli anni non è più necessario conservare certi documenti allora possono essere scartati. Abbiamo incaricato una ditta specializzata formata da archivisti per la ricognizione e mappatura dell’archivio deposito del Comune di Ancona».
Ad occuparsi dell’intervento è stata la società cooperativa Ebla che, iniziato a fine estate, ha concluso il lavoro il 30 novembre 2022 nei tempi stabiliti. A spiegare i dettagli dell’attività svolta sono stati la dott.ssa Pamela Galeazzi e il dott. Francesco Montesi, due dei quattro professionisti impegnati a sistemare l’archivio deposito di Collemarino.
Una superficie di 3.000 metri lineari, all’interno della quale, man mano che i locali venivano riqualificati, sono stati spostati 10.000 faldoni (pari a 1.430 metri lineari) con documentazione dal 1866 al 2014 per un totale di circa 20.000 unità tra registri, documenti, buste e scatole. Un lavoro immane che ha portato alla ridefinizione e riorganizzazione del materiale in ordine cronologico per serie archivistiche mantenendo distinzione tra archivio storico (pratiche almeno quarantennali) fino al 1980 e archivio di deposito, con la produzione, per ciascuna sezione di un file topografico.
Sono stati individuati 4.000 faldoni da destinare a scarto (pari a 567 metri lineari) e riguardano principlamente la contabilità, ad esempio mandati di pagamento per i quali è trascorso il tempo di conservazione e che non risultano più utili al Comune. Rimarranno invece nel deposito di Collemarino e saranno conservati in maniera permanente documenti relativi all’amministrazione generale, protocollo, delibere di Giunta e delibere del consiglio, carteggio, lavori pubblici, stato civile con piccola parte riguardante la leva militare. E ancora documentazione della Polizia Locale e fascicoli del personale.
Nel deposito di Collemarino sono state rilevate anche piccole porzioni di archivi aggregati, quali quello della congregazione di carità di Ancona poi Ente comunale di assistenza e del Teatro Sperimentale. Contestualmente si è proceduto al rilievo degli ulteriori due depositi situati presso il Palazzo comunale, poco più di 4.000 unità tra buste, registri e scatole.
La sistemazione dell’archivio comunale consente al cittadino di presentare istanze di accesso alla documentazione presente negli archivi con più facilità, mentre per le ricerche storiografiche i cittadini possono fare riferimento all’Archivio di Stato che contiene documenti, dal periodo preunitario al 1954. Inoltre, le istituzioni, Soprintendenza e Comune, stanno da tempo valutando la possibilità di fruizione dei finanziamenti legati al PNRR, il piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, approvato dalla Commissione europea, per la transizione digitale in ambito pubblico e privato.